Como um agilista pode facilitar reuniões?

Como um agilista pode facilitar reuniões?

A gente sabe que o agilista é um profissional que promove a mudança, e como você já deve ter lido em nossos post de ‘5 áreas de conhecimento que todo agilista deve dominar’ a facilitação é um deles.

Quando falamos em facilitar reuniões, seja ela reuniões tradicionais, ou até mesmo nos modelos online, percebemos que muitas coisas mudaram e outras estão passando por esse processo de mudança.

3 dicas:

1- Faça o checklist do hardware que as pessoas precisam usar:

Em reuniões onlines é imprescindível manter a qualidade sonora e visual. Isso porque é por meio do áudio e vídeo que membros da equipe vão poder participar e interagir da conversa.

Essa dica é importante pois, pode parecer pouco e pode passar despercebido a forma que é tomado tempo das reuniões com os famosos “não estou te ouvindo” ou até mesmo “não consigo vê-lo”, mas isso pode gastar horas e mais horas de sua equipe. E sabemos que tempo é dinheiro.

2- Faça o checklist do software que vai utilizar em sua reunião.

Sempre se pergunte “qual software vou utilizar em minha reunião?” pois é extremamente importante pensar como será o andamento de sua reunião. Outro ponto importante que precisa ser levado em consideração, é se as pessoas que irão participar da reunião já usaram ou utilizarão o software sem grandes problemas.

Aproveitando o ponto, e como uma dica bônus, procure sempre checar os arquivos e programas que você e sua equipe utilizarão durante a conversa. Isso garante maior agilidade e poupa tempo de todos, uma vez que, as chances de algum arquivo não ser encontrado serão quase nulas.

3- Imagine a reunião como um processo.

Todo processo tem começo, meio e fim. Planeje a agenda de sua reunião, ou seja, todos os pontos que precisam ser discutidos, como também, todas as decisões que precisam ser tomadas. Tenha sempre em mente que toda reunião precisa ter o “próximo passo” e as ações que serão feitas a partir dela.

Planejar a reunião como um processo ou seja, o que será abordado e quais serão as próximas etapas a partir da reunião vai evitar que a reunião seja longa ou que não se resolva, o que precisa ser resolvido naquele momento.

Conclusão

Seguindo estas dicas, certamente o engajamento da reunião deverá aumentar e a reunião será mais objetiva e fluida.

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A Massimus é uma empresa que realiza treinamentos oficiais pela Scrum Alliance e oferecemos soluções Scrum através de Agile Coaching e Mentorias.

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